Unter dem Einfluss von Covid-19, Inflation in Rekordhöhe und einer drohenden Rezession, sehen sich Unternehmen jeder Couleur mit der Feststellung von Analysten konfrontiert, dass sich demnächst die "Spreu vom Weizen" trennen werde. Was sich in Artikeln und Expertenzirkeln so leicht formuliert, ist eine konkrete Existenzbedrohung für viele. Es wird nach Stresstests und Resilienzfaktoren, also der Widerstandsfähigkeit gefragt. Natürlich stellt sich die Frage: wie gehen wir als Unternehmer am besten mit dieser Situation um.

Ich habe den Titel: "Warum dein Engpass dich irgendwann killt (wenn du ihn lässt)" kürzlich im Business-Netzwerk LinkedIn mit einem kurzen, erläuternden Text gepostet und die erwartete Rückmeldung bekommen: keine, einfach nichts. Die Anzahl der "Impressionen", also derer, die den Beitrag angeklickt und gelesen haben, war bei ca. 25 % des Üblichen.

Nun kann ich mich natürlich damit auseinandersetzen, warum das so ist. Ich habe dafür zwei Erklärungen:

• Erstens, mit dem Begriff "Engpass" fangen viele nichts an. 
• Zweitens, mit etwas, was mich "killen", also umbringen kann, will ich nichts zu tun haben und ich lege es lieber zur Seite.

Also gut, dann machen wir eben aus dem Engpass einen Schwachpunkt und statt killen, sagen wir gefährden. Fühlt sich das besser an? Es mag sein, dass es sich besser anfühlt, aber es ist im prallen Leben kein bisschen anders.

10 Jahre Staunen als Berater

Ein Coach, bei dem ich Einzelcoachings für das Marketing meiner Firma gebucht hatte, meinte einmal: Du hast so ein Helfersyndrom, bis so eine kleine Mutter Teresa. Ich brauchte eine Weile, um das zu verarbeiten, von wegen Mutter Teresa. Doch der Mann hat recht: Ja, ich will mit dem, was ich tue, Sinn stiften und Mehrwert generieren.

Das habe ich auch in den 10 Jahren so gehalten, als ich für eine mittelständische Beratungsgesellschaft freiberuflich in ganz Deutschland unterwegs war und an Restrukturierungsprojekten arbeitete. Analysieren, Verbesserungen ausarbeiten, die Umsetzung vorantreiben und immer weiter analysieren und optimieren, bis die Ergebnisse passen. Das war der Job. Und davon passiert gerade ziemlich viel im "aktuellen wirtschaftlichen Klima", in vielen Unternehmen.

Was mich dabei immer wieder staunen ließ: wie schwierig es ist, an manche gestandene Unternehmer heranzukommen und ein gemeinsames Verständnis zum Zustand der Firma zu erreichen. Es ist oft wirklich herzzerreißend, jemandem gegenüberzusitzen, der von seinem Lebenstraum, Herzblut und Werten spricht, mit denen er über Jahre seinen Betrieb aufgebaut hat, um dann zu erkennen, dass die wirtschaftliche Situation gerade alles andere als perfekt ist. Kein Weg führt daran vorbei, diesen einen Satz diplomatisch zu platzieren: Wir müssen etwas finden, dass es auch finanziell aufgeht und Sie weiter daran arbeiten können, Ihren Traum in der Realität zu sehen.

Dass es Schwachpunkte gibt, die den Traum platzen lassen können, ist schwer zu akzeptieren für viele. Und dennoch, es gibt nur einen Weg: entschlossenes Handeln.

Den Stier bei den Hörnern packen

Was ich in meiner Beratungszeit lernen konnte als unternehmerischen Grundsatz: am Ende geht es nur um die Zahlen. Egal, welchen Traum Sie verfolgen, was Sie für Ihre Stadt tun oder welche Werte Sie hochhalten: Alle Partner und Unterstützer, vom Lebenspartner über Mitarbeiter bis zu den Finanzierern, lassen sich langfristig nur mit soliden Finanzzahlen überzeugen.

Solide heißt:

• Alle Rechnungen pünktlich zu bezahlen.
• Einen Urlaub für den Unternehmer finanzieren zu können.
• Konkurrenzfähige Gehälter zu bieten.
• Finanzierungen pünktlich zu bedienen (Zinsen und Tilgungen).
• Eigene Ziele zu erreichen (Rendite, Einkommen, Expansion ...).

Und nun sind wir wiederum dabei, der Realität ungeschminkt ins Auge zu schauen und auch eine provokative Überschrift als Impuls zu sehen. Nicht zum darüber fliegen, sondern um hinzuschauen und um zu sehen, welche der Botschaften trifft.

Das Schwierige lieg im Einfachen

Klar, Sie können sich eine Riesen-Truppe von Beratern holen, die Ihren Betrieb auf den Kopf stellt und eine Hochglanzbroschüre erstellt, wo alles im Detail zu lesen ist, was Sie ohne hin bereits wissen oder wissen sollten. Damit meine ich die Schokoladenseiten und Schwächen.

Sie können das machen, dafür einen fünf- oder eher sechsstelligen Betrag investieren. Oder Sie holen sich ein Glas Ihres besten Weins und stellen sich selbst zehn Fragen.

Stimmungsbild im Zehnerblock

Wir machen die Probe aufs Exempel für einen Gastronomie- oder Hotelbetrieb.

Im ersten Schritt fragen Sie nur: was trifft bei mir zu bei folgenden Stichpunkten. Gehen Sie schnell durch und sagen Sie nur ja/nein/vielleicht:

1. Zu wenig neue Gäste.
2. Nicht genug Stammgäste.
3. Hohe Kosten für Buchungsportale wie Booking.com und Lieferando.com.
4. Zu wenig Umsatz je Gast.
5. Ungleichmäßige Auslastung im Restaurant.
6. Mangelnde Zuverlässigkeit des Personals.
7. Personalmangel im Service.
8. Steigende Personalkosten.
9. Schwache Werte in Bewertungs-Portalen.
10. Schwindende Gewinnmargen.

Wenn es so richtig perfekt läuft, dann haben Sie 10 Mal mit "Nein" geantwortet und Sie können sich in aller Ruhe und ausschließlich Ihrem Weinglas widmen. Wenn Sie sich da nicht so ganz sicher sind und einige Male zu einem "Ja" oder "Vielleicht" kommen, dann sind Sie einer Goldmine auf der Spur: denn erkannte Schwachpunkte sind irgendwann aufgelöste Schwächen, die sich in Stärken wandeln, wenn Sie an Ihnen arbeiten.

Immer wieder Pareto und dazu B x B

Vor vielen Jahren schrieb ich einmal einen Artikel mit dem Titel "Vilfredo Pareto ist kein italienischer Opernsänger". Das nach ihm benannte Prinzip besagt, dass 20 % aller Themen für 80 % aller Ergebnisse verantwortlich sind. Das Prinzip bedeutet im Umkehrschluss, wenn wir uns die wichtigsten 2-3 Punkte aus unserer 10er-Liste vornehmen, sollten wir damit 80 % der enthaltenen Verbesserungen heben können.

Wenn wir wirklich entschlossen sind, bei unseren Themen etwas zu bewegen, reicht uns natürlich die Einteilung nach dem Schema ja/nein/vielleicht nicht, wir müssen etwas tiefer bohren. Kompliziert ist auch das nicht, denn wir müssen nur 2 Aufgaben erledigen:

• Einschätzen, wie wichtig jedes Thema ist.
• Bewerten, welchen Zustand wir für jedes Thema vorfinden.

In beiden Fällen bewerten wir in einer Zehner-Skala ein, von unzutreffend / unbedeutend (=1) bis zutreffend / bedeutend (=10). Wir führen dies für jedes Thema durch, multiplizieren die Ergebnisse miteinander und teilen das Gesamtergebnis durch 10. So erhalten wir die B x B-Skala, die ebenfalls einen Bereich von 1-10 umfasst.

Im Beispiel hat einer unserer Klienten die Probe aufs Exempel gemacht und die 10 Fragen beantwortet. Bereits hier zeigen sich die Schwerpunkte. Zur besseren Lesbarkeit sind die Ergebnisse farbig markiert: von Grün (unzutreffend / unbedeutend) über Gelb (neutral / neutral) zu Rot (zutreffend / bedeutend).

Die Schwerpunkte (höchste 4 Bewertungen)

• Nicht genug Stammgäste.
• Personalmangel im Service
• Steigende Personalkosten.
• Schwindende Gewinnmargen.

Besonders wichtig ist die Einschätzung, welchen Themen die größte Bedeutung zugemessen wird. Die höchsten Bewertungen haben diese Themen:

• Zu wenig neue Gäste.
• Personalmangel im Service.
• Steigende Personalkosten.
• Schwindende Gewinnmargen.

Insgesamt, also in der B x B - Auswertung, setzen sich die Themen mit der größten Bedeutung durch.

Ist die B x B Bewertung praxisgerecht oder theoretischer Klimbim?

Man kann ein Vorgehen, das die Situation mit Kennzahlen beschreibt und es ermöglicht, daraus Entscheidungen abzuleiten, als theoretischer Klimbim abgetan wird. Doch, wenn wir uns die Zahlen anschauen, dann sehen wir: ohne ein systematisches Vorgehen hat es nicht besonders gut funktioniert, also sit es ratsam, einen neuen Weg zu gehen.

B x B und Pareto passen perfekt zusammen, wie wir sehen können, wenn wir unsere Auswertung nach den Ergebnissen umsortieren, sodass die Themen mit dem größten Handlungsbedarf an die obersten Stellen kommen:

Unsere priorisierte Liste zeigt folgendes Bild:

• Personalmangel im Service.
• Steigende Personalkosten.
• Schwindende Gewinnmargen.
• Zu wenig neue Gäste.

Zunächst einmal ist dieses Ergebnis nicht überraschend. Gerade der Personalmangel und die steigenden Personalkosten werden in Presse und Fernsehshows diskutiert. Schwindende Gewinnmargen sind das Ergebnis vieler Veränderungen von außen. Damit kann man sich beruhigen, doch es ist nicht hilfreich, nur zu beobachten, wie die Gewinne abschmelzen. Und schließlich ist der Komplex "zu wenig Gäste" bedrohlich, denn damit fehlt Umsatz, um die Kosten zu decken.

LLL oder Handeln?

Vor vielen Jahren lernte ich bei meinem damaligen Arbeitgeber, einem renommierten Industrieunternehmen, einen Kollegen kennen, der gerade ein Verbesserungsprojekt mit einer Unternehmensberatungsgesellschaft beendet und den Abschlussbericht vor sich liegen hatte. Neugierig fragte ich ihn: "interessanter Bericht, sicherlich mit vielen Anregungen. Wie gehen Sie damit um?"

Seine Antwort werde ich nie vergessen: "Wie immer, wenn ich so etwas bekomme: LLL - Lesen, Lachen, Lochen".

Das heißt, er hatte nicht vor, sich ernsthaft mit den Ergebnissen der Studie zu beschäftigen und entschieden, die Vorschläge zu ignorieren.

Ich kann nur empfehlen, zu handeln, streng nach Priorität und die Liste von oben nach unten nach Verbesserungsmöglichkeiten abzuarbeiten.

Lassen Sie uns bei den vier Top-Punkten bleiben. Natürlich gibt es viele Möglichkeiten, Verbesserungen anzuführen. Ich möchte Ihnen hierzu Empfehlungen geben, die sich mit Chatbo schnell und einfach praktisch umsetzen lassen.

Personalmangel im Service - hierzu haben wir die Funktion "Bestellen und Bezahlen am Tisch" entwickelt, wo der Gast einen QR-Code scannt, die Speisen- und Getränkekarte auf seinem Telefon angezeigt bekommt und, wie in einem Onlineshop, bestellt und gleich bezahlt. Für den Gast entfallen dadurch Wartezeiten. Im Restaurant reduzieren sich die Wege und die Belegverarbeitung, wenn Sie ein modernes Kassensystem mit Kommunikationsschnittstelle einsetzen.

Steigende Personalkosten - Sie werden sich nicht gegen den Trend stemmen können, dass Arbeitgeber sich immer mehr bei Arbeitnehmern bewerben müssen und nicht umgekehrt. Im Ergebnis regelt der Markt über den Preis, wer seine offenen Positionen besetzen kann. Digitalisierungslösungen helfen dabei, die anfallenden Aufgaben zu vereinfachen und mit weniger Personal zu erledigen. Neben der Funktion "Bestellen und Bezahlen am Tisch" bildet Chatbo die Funktionen "Bestellen für Abholung und Lieferung" und "Tischreservierung" ab.

Beide Aufgaben sind wichtig zur Verbesserung der Auslastung und personalintensiv, wenn die Abwicklung telefonisch erfolgt. Für die Tischreservierung gibt es natürlich Lösungen über Portale, allerdings muss die Reichweite über Provisionen bezahlt werden. Chatbo bietet eine provisionsfreie Lösung im Rahmen des Restaurant- und Hotelpakets an.

Schwindende Gewinnmargen - Voraussetzung für auskömmliche Margen ist es zunächst, ausreichende Umsätze hereinzuholen. Abgesehen von den klassischen Vertriebs- und Marketingansätzen bietet Chatbo umfangreiche Möglichkeiten eine gezielte Preispolitik zur Auslastungs- und Preisoptimierung zu entwickeln, z.B. gestaffelt nach Tageszeit im "Happy-Hour-Modul" oder saisonal variabel im Modul "Marketing Saisonal".

Zu wenig neue Gäste - Bitte sehen Sie mir die vereinfachte Darstellung nach, aber immer, wenn ein Gast den Zustand "Hunger" oder "Müde" erreicht, müssen Sie als Gastronom oder Hotelier zur Stelle sein. Das bedeutet der Gast muss an Sie denken und Sie jederzeit und einfach erreichen können, egal wo er sich gerade aufhält.

Wenn er unterwegs ist, bewirken Nachrichten an seinen Bürocomputer nichts, weil er sie einfach nicht mitbekommt.

Sie sind mit Ihren Gästen immer in Verbindung, d.h. rund um die Uhr und an jedem Tag, über sein Mobiltelefon. Um das nutzen zu können, müssen Sie gezielt kommunizieren und eine Beziehung aufbauen, sodass Ihre Nachrichten willkommen sind und gerne gelesen werden.

"Chatbo als Multitalent" bietet auch hier Möglichkeiten, Kunden zu aktuellen Informationen zu versorgen und insbesondere mit ihm im Dialog zu kommunizieren. Das ist wesentlich effektiver, als nur Nachrichten zu versenden und zu hoffen, dass die enthaltenen Inhalte auch ankommen und verarbeitet werden.

Wandeln Sie Schwächen in Stärken um

Komm zu mir, bevor es dein Wettbewerb tut
Donald Burns, The Restaurant Coach, Florida, USA